Fahrtenbuch in Deutschland – Regelungen und Angaben

Alle Informationen zum Fahrtenbuch in Deutschland, zu den Pflichtangaben, den Regelungen und mehr finden Sie hier online!

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Vertrag bei Autokauf oder Verkauf

Vertrag (Quelle: pixabay.com)

Mit der Führung eines Fahrtenbuches können alle Strecken belegt werden, die mit einem Fahrzeug zurückgelegt wurden. Dabei hat dieses Fahrtenbuch nicht nur eine Bedeutung für den Fahrzeuginhaber, sondern auch für die steuerliche Berechnung von Fahrtkosten.

Wann muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Jedes Fahrtenbuch ist wichtig für einen Unternehmer, wenn er Fahrzeuge gewerblich, aber auch privat nutzt. Weiterhin werden sie dann wichtig, wenn ein Unternehmer seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung stellt. Fahrten für geschäftliche Angelegenheiten müssen dabei genauso aufgeführt werden, wie private Fahrten, sofern diese für den Mitarbeiter gestattet werden.

Durch den Vergleich der Nutzungsanteile kann sich eine Verschiebung des Gewinns für die Firma ergeben. Während häufige gewerbliche Nutzung den Gewinn mindert, kann eine private Nutzung den Gewinn wieder anheben, da diese nicht als Aufwendungen zu verbuchen sind.

Die Fahrtenbuchmethode ist sehr gut anwendbar für Unternehmer, die das Fahrzeug nur sehr selten privat nutzen. Bei allen anderen Verfahren sollte die jährliche Abschreibung des Fahrzeuges und die pauschale Aufwendung berechnet werden.

Die Verwendung eines Fahrtenbuchs ist aber nicht nur aus steuerlicher Hinsicht von Vorteil. Besonders Unternehmen, die einen großen Fuhrpark besitzen, haben mit einem Fahrtenbuch die Möglichkeit durch die Überprüfung der Bücher die Kosten für die Fahrzeuge besser kalkulieren zu können.

Aktuell sind nicht mehr nur manuelle Fahrtenbücher üblich, sondern auch elektronische Bücher unter der Verwendung von GPS ermöglichen eine bessere Kontrolle und weniger Papierverschleiß.

Anordnung zur Führung eines Fahrtenbuches

Nicht nur Unternehmer können ein Fahrtenbuch führen. Unter Umständen kann ein privater PKW-Halter nach geltendem Gesetz aufgefordert werden alle Fahrten zu dokumentieren. Dies wird dann notwendig, wenn ein Verkehrsverstoß, der auch einen 1 Punkt ergeben hat, nicht direkt einem Fahrer zugeordnet werden kann. So können zukünftige Verstöße dem tatsächlichen Fahrer zur Last gelegt werden.

Wie muss ein Fahrtenbuch geführt werden?

Die klassischen Vorlagen sind in jedem Schreibwarenhandel zu erhalten. Praktischerweise sind hier schon alle Daten in einer Tabelle zusammengefasst, die ermittelt werden müssen. Wichtig ist, dass ein Fahrtenbuch nach jeder Fahrt geführt wird. Selbst kleine Strecken müssen aufgezeichnet werden. Fahrten zur Werkstatt oder auch Abholung von Lieferungen etc. können zusätzlich durch Belege untermauert werden.

Das Fahrtenbuch und der Kilometerstand müssen schlussendlich übereinstimmen und auch die entstandenen Kosten und Aufwendung sollten sich daraus logisch ergeben.

Mit der Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches kann es rechtliche Probleme geben, wenn dieses vorgelegt werden muss. Das Fahrtenbuch wird nur dann anerkannt, wenn die Eintragungen nicht mehr verändert werden können. Viele Programme lassen allerdings Manipulationen noch zu.

Grundsätzlich sind alle Fahrtenbücher gleich aufgebaut und die Daten müssen in der folgenden Reihenfolge eingetragen werden:

  • Datum
  • Kilometerstand bei Fahrtbeginn
  • Kilometerstand bei Fahrtende = Wenn es sich hierbei um eine komplette Tour handelt, dann sollten die einzelnen Stationen aufgeführt werden, die an diesem Tag angefahren wurden. So reicht die Angabe des Kilometerstandes am Ende des Tages
  • Reiseziel
  • Reisezweck = Diese beiden Punkte müssen bei einer privaten Fahrt nicht aufgeschrieben werden. Hier reicht der Vermerk der Privatfahrt aus

Wichtig ist auch, dass die Fahrtenbücher in unterschiedlichen Berufen nicht immer explizit definiert sein müssen. Ein Taxifahrer, der sich nur in seinem Gebiet bewegt, gibt die Kilometer am Tagesende komplett an. Ein Arzt wiederum kann einen Patientennamen nicht eintragen, sondern dokumentiert den Reisezweck mit Einsatz, etc. Wichtig ist, dass der Datenschutz der einzelnen Personen immer gewahrt werden kann.

Grundsätze

Wird ein Fahrtenbuch geführt, dann muss die Führung nach Grundsätzen der Form erfolgen.

  1. zeitnah und fortlaufend: Nach jeder Fahrt muss das Fahrtenbuch geführt werden. Immer bis zum Ende eines Geschäftsjahres. Die Berechnungsmethoden dürfen innerhalb eines Jahres nicht beliebig getauscht werden.
  2. Buchform: Lose Zettel oder eingefügte Eintragungen sind nicht gültig. Das Fahrtenbuch muss als Ganzes gebundenes Exemplar vorliegen.
  3. Abkürzungen sind zulässig: Sofern die Fahrten immer den gleichen Verwendungszweck haben. Dieser ändert sich schon bei Wechsel des Kunden.
  4. Nachträge: Sind nicht zulässig, können aber deutlich gekennzeichnet eingefügt werden, wenn dies notwendig ist.
  5. Lesbarkeit: Alle Angaben müssen deutlich geschrieben sein.
  6. Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung: Angaben müssen logisch aufeinanderfolgend richtig und vollständig gemacht werden.
  7. Aufbewahrung: Ist ein Fahrtenbuch voll, erfolgt der Übertrag in ein neues Buch und das alte muss so aufbewahrt werden, dass es zu jeder Prüfung vorgelegt werden kann.

Ansprüche an das Fahrtenbuch

Sollte das Fahrtenbuch aus steuerlicher Sicht geführt werden, dann muss dies immer ordnungsgemäß sein. Besonders bei Streitigkeiten mit dem Finanzamt oder einer Betriebsprüfung kann nur ein richtig geführtes Fahrtenbuch bestehen.

Sollte das Buch der Prüfung nicht standhalten können, dann wird eine Methode des Finanzamtes angewendet. Diese können dann zu einer erheblichen Erhöhung des Gewinnes führen. Somit ergeht ein höherer Steuerbescheid. Weiterhin können falsche Eintragungen auch als Privatfahrten betrachtet werden. In diesem Falle ist es wichtig, dass mehr als 10 % mit diesem Wagen nachweislich geschäftlich erfolgt sind, sonst kann der PKW nicht mehr als Betriebsfahrzeug gewertet werden. Folglich darf er auch nicht aus dem Betriebsvermögen abgeschrieben werden.

Alle Eintragungen im Fahrtenbuch müssen demzufolge schlüssig sein und dürfen sich auch nicht mit Belegen überschneiden. Wenn an einem Tag eine geschäftliche Strecke gefahren wurde, das Auto laut Beleg aber in der Werkstatt war, dann stellt dies einen Widerspruch dar.

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